Масово мнение е, че организирането на събитие, било то фирмено или частно парти, коледен банкет, корпоративно събитие, конференция, концерт и т.н. е не толкова сложен процес. Това обаче не е точно така. Гостите на дадено събитие може да не забележат работата на организатора, но определено ще им направи впечатление ако партито не е добре планирано и протича без контрол и добра организация.
Независимо дали става въпрос за фирмено или частно събитие, основните задачи пред всеки организатор са:
Поставяне на цели – каква е целта на събитието? Планирането и организирането е невъзможно без поставянето и следването на ясна цел.
Определяне на срокове – всяко събитие изисква определяне на точни срокове за изпълнение на задачите. Правилното управление на времето изисква да се поставят ясни срокове до кога трябва да се намерят подизпълнители, кога да се наеме зала, място за събитието, до кога да се проведат задължителните срещи с контрагентите на услуги, да се постави точна дата на провеждане на събитието.
Избор на място – изборът на място може да изглежда лесна задача, но не бива да се подценява важността на тази част от събитието.
Избор на доставчици на услуги – всяко събитие фирмено или частно парти, коледен банкет, корпоративно събитие, конференция, концерт и др. включва редица доставчици на услуги. От кетъринга, осветлението, озвучаването, водещ на събитието, музикален изпълнител или шоу програма, DJ, фотограф и др. С всеки един от изброените трябва да се проведе задължителна среща, на която да се уточнят всички подробности около събитието и да се поставят конкретни задачи за изпълнение. Оттам, ефективното управление на всички доставчици, гарантиращо, че изпълняват своите роли навреме и в рамките на бюджета, е от съществено значение за успеха на събитието.
Управление на бюджетите - може би само на второ място, имайки ясни цели, идва ефективното управление на бюджета. Организирането на събитие с неограничени средства е лесна задача, но е необходим голям професионализъм и стриктно управление, за да се изпълни събитие с ограничен бюджет.
Маркетинг и комуникация – чрез различните канали за комуникация компанията организатор на събитието и клиентът осъществяват поставените маркетинг цели на събитието. Днес това включва различни канали чрез директна поща, социални медии и дигитален маркетинг.
Поемане на рискове – планирането, организацията и управлението на събитията са процеси, в които се поемат много рискове. Многото елементите, допринасящи за събитието, означават множество възможни точки на неуспех. Разбирането на рисковете, вероятността за възникване на
Определяне на срокове – всяко събитие изисква определяне на точни срокове за изпълнение на задачите. Правилното управление на времето изисква да се поставят ясни срокове до кога трябва да се намерят подизпълнители, кога да се наеме зала, място за събитието, до кога да се проведат задължителните срещи с контрагентите на услуги, да се постави точна дата на провеждане на събитието.
Избор на място – изборът на място може да изглежда лесна задача, но не бива да се подценява важността на тази част от събитието.
Избор на доставчици на услуги – всяко събитие фирмено или частно парти, коледен банкет, корпоративно събитие, конференция, концерт и др. включва редица доставчици на услуги. От кетъринга, осветлението, озвучаването, водещ на събитието, музикален изпълнител или шоу програма, DJ, фотограф и др. С всеки един от изброените трябва да се проведе задължителна среща, на която да се уточнят всички подробности около събитието и да се поставят конкретни задачи за изпълнение. Оттам, ефективното управление на всички доставчици, гарантиращо, че изпълняват своите роли навреме и в рамките на бюджета, е от съществено значение за успеха на събитието.
Управление на бюджетите - може би само на второ място, имайки ясни цели, идва ефективното управление на бюджета. Организирането на събитие с неограничени средства е лесна задача, но е необходим голям професионализъм и стриктно управление, за да се изпълни събитие с ограничен бюджет.
Маркетинг и комуникация – чрез различните канали за комуникация компанията организатор на събитието и клиентът осъществяват поставените маркетинг цели на събитието. Днес това включва различни канали чрез директна поща, социални медии и дигитален маркетинг.
Поемане на рискове – планирането, организацията и управлението на събитията са процеси, в които се поемат много рискове. Многото елементите, допринасящи за събитието, означават множество възможни точки на неуспех. Разбирането на рисковете, вероятността за възникване на
Управлението и организирането на събитие е съчетание от творчески и технически умения, които са от съществено значение за перфектното му провеждане. От наша гледна точка – като организатори на събития, това е един изключително вълнуващ процес, който изисква здрава работа, концентрация и добра комуникация с клиента.